|
Sang
manajer baru melihat penuh rasa tidak percaya sebagai saat si operator
mengeluarkan komponen keluar dari sebuah kotak, membuang kotaknya,
memasang satu bagian ke komponen tersebut dan kemudian mengemasnya
kembali dalam sebuah kotak baru yang mirip dengan kotak yang baru saja
ia buang.
Saat Anda mendengar kalimat, “Begitulah kami
melakukannya di sini.” Anda bisa seketika menemukan celah untuk
perbaikan pengeluaran. Sering kali bahkan berlanjutnya proses dan
prosedur yang tidak dikritisi tanpa pemahaman nyata tentang mengapa
pekerjaan tersebut diperlukan bisa menghilangkan peluang untuk
menyingkirkan sampah.
Saat
mencari perbaikan, bawalah orang baru dari bagian lain perusahaan.
Orang-orang tanpa konsepsi awal yang tidak memiliki kecemasan untuk
bertanya berkali-kali pertanyaan-pertanyaan sederhana tetapi mendalam,
“Mengapa?”
Dalam kelas pelatihan, mereka yang mendahului teriakan
mereka dengan, “Ini mungkin terdengar seperti pertanyaan bodoh tetapi
hampir dipastikan memulai diskusi yang baik tentang
permasalahan-permasalahan yang mendasar.”
Tim dari banyak bidang
tidak hanya akan menambah kemungkinan status quo untuk digantikan,
mereka juga membawa manfaat-manfaat lain.
Dengan melibatkan
orang-orang dari bidang usaha berbeda, akan ada penyuburan silang dari
berbagai ide karena perbaikan-perbaikan yang disarankan untuk satu
bidang bisa ditiru di bidang lainnya, dengan begitu akan memberikan efek
pengganda.
Mendapatkan pemahaman aspek-aspek lainnya dalam
bisnis ialah bagian dari pengembangan pribadi dan bisa membantu orang
untuk menemukan hal-hal yang tidak berguna antarbidang. Kadang sudut
pandang baru mampu memberikan manfaat.
Salah satu pelanggan besar
dari perusahaan manufaktur komponen ini menyatakan bahwa produk yang ia
terima tidak sesuai spesifikasi. Karena itu, ia bersikeras bahwa semua
produk yang dipasok kepadanya harus disertai dengan dokumen yang lengkap
yang meliputi pemeriksaan dimensi-dimensi kunci, bersamaan dengan
informasi pengujian dan pertemuan.
Prosedur yang mahal dan
membuang-buang waktu ini dilaksanakan sebagai perbaikan jangka pendek
untuk mengatasi masalah kualitas yang khusus. Perusahaan kemudian
memilih untuk memperluas prosedurnya ke setiap produk yang menjalani
proses serupa. Kemudian menerapkannya juga ke setiap produk yang
diproses dalam pabrik. Karena mengetahui peluang untuk
mendiferensiasikan produknya penjualan, kemudian menawarkan untuk
memberikan dokumentasi, tanpa pungutan, ke setiap pelanggan baru dan di
setiap bagian baru.
Putar waktu lebih cepat 15 tahun. Ya, 15
tahun. Pabrikan pembuat komponen-komponen tidak lagi memiliki masalah
kualitas dan tidak lagi membuat produk-produk yang mengawali proses
dokumentasi. Namun, paket-paket dokumentasi terus diproduksi. Apa yang
seharusnya menjadi perbaikan kilat untuk mengatasi masalah jangka pendek
menjadi terlalu mendominasi dalam prosedur perusahaan.
Dan tak
cukup sampai di situ. Karena kerumitan dokumentasi, sulit untuk terus
memperbarui misalnya perubahan-perubahan terhadap penarikan jumlah yang
dikeluarkan dan perubahan-perubahan terhadap perakitan dan metode
pengujian. Sehingga perusahaan mulai gagal dalam pelaksanaan audit
kualitas karena adanya perbedaan antara produk-produk yang dikirimkan
dan paket informasi ‘pendukung’ yang amat berlimpah. Dan sebagai
konsekuensi audit yang gagal ini, akan ada lebih banyak pelatihan dan
bahkan lebih banyak lagi dokumentasi yang disiapkan.
Yang
dibutuhkan hanya satu, “Mengapa kita melakukan ini? Bangun tim dari
seluruh jajaran perusahaan jika memungkinkan. Lakukan diskusi tentang
proses dan prosedur bukan dengan pertanyaan “Bagaimana kita akan
melakukannya?” tetapi dengan pertanyaan, “Mengapa kita melakukan ini?”
(*/Akhlis)
|
