Administrative Assistant adalah bagian yang sangat penting dalam sebuah perusahaan dalam skala apapun. Kata Administrative Assistant ini sendiri berasal dari kata bahasa Inggris, Administrative dan Assistant, Adminitrative berasal dari kata administration yang memiliki arti sama dalam bahasa indonesia, dan jika diartikan secara harfiah, administrative memiliki makna segala hal yang berkaitan dengan administrasi dan pemberkasan. Sedangkan assistant berasal dari kata assist yang memiliki arti membantu atu menunjang. Jadi posisi administrative assistant bisa diartikan sebagai posisi yang membantu atau menunjang agar proses administrasi dalam suatu perusahaan bisa berjalan dengan baik sesuai dengan agenda dan permintaan perusahaan. Posisi ini juga hampir sama dengan posisi Executive Administrative Assistant.
Deskripsi Singkat pekerjaan
Administrative Assistant akan diarahkan untuk melakukan berbagai tugas administrasi termasuk memberikan dukungan kinerja kepada manajer dan karyawan lainnya, membantu kebutuhan kantor sehari-hari dan mengelola kegiatan administrasi umum perusahaan.
Tanggung Jawab
Tanggung jawab Administrative Assistant meliputi pembuatan pengaturan perjalanan dan pertemuan, menyiapkan laporan dan memelihara sistem pengarsipan yang sesuai. Kandidat yang ideal harus memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dan dapat mengatur pekerjaan mereka dengan menggunakan alat, seperti MS Excel dan peralatan kantor. Jika Anda juga memiliki pengalaman sebelumnya sebagai Sekretaris atau asisten administrasi Eksekutif dan sesuai dengan ranah industri yang dibutuhkan, hal iniakan sangat menguntungkan bagi anda. Pada intinya, Administrative Assistant yang sukses harus memastikan operasional kantor menjadi lebih efisien dan lebih lancar.
Tugas Administrative Assistant
Dalam menjalani pekerjaannya ada beberapa tugas yang harus dikerjakan oleh seorang administrative assistant diantaranya ;
- Menangani permintaan administrasi dan pertanyaan dari manajer senior
- Mengorganisir dan menjadwalkan janji temu dengan klien atau pihak yang terkait dengan administrasi perusahaan.
- Merencanakan rapat dan menuliskan poin poin penting yang terjadi selama rapat.
- Menjawab dan menelepon klien secara langsung
- Mengatur dan menjadwalkan janji temu
- Menulis dan mendistribusikan email, memo korespondensi, surat, faks dan formulir
- Membantu dalam penyusunan laporan terjadwal secara teratur
- Mengembangkan dan memelihara sistem pengarsipan
- Memperbarui dan memelihara kebijakan dan prosedur kantor
- Memesan perlengkapan kantor dan meneliti penawaran dan pemasok baru
- Menjaga daftar kontak perusahaan
- Memesan pengaturan perjalanan
- Menyerahkan dan menyesuaikan laporan pengeluaran
- Memberikan dukungan umum kepada klien
- Bertindak sebagai titik kontak untuk klien internal dan eksternal
- Berhubungan dengan asisten administrasi eksekutif dan senior untuk menangani permintaan dan permintaan dari para manajer senior
Persyaratan
- Memiliki pengalaman sebagai asisten administrasi, asisten virtual atau asisten admin kantor
- Memiliki pengetahuan tentang sistem dan prosedur manajemen kantor
- Memiliki pengetahuan tentang peralatan kantor, seperti printer dan mesin faks
- Mahir dalam mengoperasikan MS Office (MS Excel dan MS PowerPoint, khususnya)
- Memiliki keterampilan dalam manajemen waktu yang sangat baik dan kemampuan untuk memprioritaskan pekerjaan
- Suka terhadap terhadap hal hal yang detail dan Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan verbal yang baik
- Keterampilan organisasi yang kuat dengan kemampuan multi tasking
Pendidikan
Minimal Lulusan SMA, D3 atau S1 lebih diutamakan, Pengalaman dan Kualifikasi tambahan sebagai Asisten Administrasi atau Sekretaris akan menjadi nilai tambah
